Vous souhaitez vendre la totalité ou une partie de vos parts sociales ou actions de votre étude notariale ? Cette cession doit suivre une procédure réglementée.
Sauf intervention législative, environ 350 notaires sont nommés chaque année. De ce fait, de nombreuses cessions ou prises de participation ont lieu. La procédure à suivre diffère selon à quelle personne vous vendez vos parts sociales ou d’actions : un tiers, un associé ou à la société. Par ailleurs, des démarches supplémentaires sont à effectuer en cas de retrait de l’étude.
À travers cet article, nous allons voir les différentes étapes de la cession des titres d’une étude notariale.
Quelles sont les étapes préliminaires d’une cession de parts sociales ou d’actions d’une étude notariale ?
Avant de commencer les démarches, vous devez prendre le temps de réfléchir à la vente en question : la forme de la cession (cession de titres ou cession du fonds libéral), le profil du repreneur (ses compétences, son expérience, ses ressources financières), le coût fiscal et social de la cession…
À noter
La cession de titres permet de réaliser le transfert des droits attachés aux titres (= actifs et passifs) alors que la cession du fonds n’entraîne que le transfert de l’actif.
Une fois votre projet défini, il faut se tourner vers la valorisation de votre étude notariale et de ses parts sociales ou actions selon le type de société.
Dès que vous avez un projet de cession, contactez les équipes de Malatiré. Nous réaliserons un premier entretien téléphonique pour bien qualifier votre projet et ainsi pour voir chiffrer de l’opération, nous vous transmettrons un ordre de mission et nous pourrons ensuite démarrer nos travaux.
La valorisation des parts sociales ou des actions de l’étude notariale
L’estimation de votre étude notariale permet de déterminer sa valeur. Elle se fait généralement au regard de la valeur de sa clientèle en prenant en considération différents éléments dont le chiffre d’affaires, la qualité de clientèle, la localisation, les prestations réalisées, le personnel, la qualité des locaux, les perspectives de développement…
À noter
Les statuts prévoient parfois les modalités de détermination de la valeur des parts sociales ou des actions notamment quand les associés sont en désaccords. Il est en général prévu de faire appel à un expert indépendant comme c’est le cas de notre cabinet.
Malatiré, spécialiste de la cession et valorisation d’études notariales, vous propose ses services pour évaluer le droit de présentation et/ou des parts sociales ou des actions de votre office notarial. Nous viendrons à votre rencontre pour mieux appréhender les caractéristiques de votre office (fonctionnement interne, type de clientèle…) et ferons une analyse de votre structure. La rigueur, l’expérience et la renommée du cabinet au sein de votre profession sont des éléments déterminants de cette phase.
La réalisation d’un audit
Il sera fortement recommandé aux acquéreurs de faire réaliser un audit financier comprenant toutes les informations chiffrées sur l’activité de l’office (montant et nature des émoluments, évolution des produits, charges par catégories…). Ce rapport vise à déceler les points faibles et les points forts de l’étude.
L’audit permet de valider les éléments fondamentaux de la valorisation et est une référence pour les parties. Il donne un caractère officiel et authentique aux chiffres. Le faire en amont de la signature d’un traité de cession permet de signer ce dernier en connaissance de cause et “l’esprit libre” puisque l’audit a été réalisé.
A contrario si l’audit révèle des problèmes potentiels ou irrégularités, il conviendra de se demander si ces écueils sont de nature à compromettre l’opération ou dans le cas contraire si une baisse de prix ou un dispositif adéquate ne doit pas être mis en place pour se prémunir du risque identifié, par exemple.
La recherche des candidats repreneurs
Une fois votre projet défini et le prix de cession fixé grâce à la valorisation, il convient d’entamer la phase de recherche d’acquéreurs via un cabinet spécialisé. Cette solution est idéale lorsque vous souhaitez que l’opération demeure confidentielle, notamment pour éviter une perte de la clientèle ou un débauchage du personnel ou encore qu’elle se réalise relativement rapidement du fait de l’expérience ou de la base d’acquéreurs conséquente du cabinet sélectionné.
Une fois en présence des candidatures, il est nécessaire de les comparer pour faire le meilleur choix. Le candidat doit avoir la capacité financière pour rejoindre l’étude et être compatible avec son fonctionnement et d’éventuels autres associés.
Si vous décidez de nous confier la cession de vos parts sociales ou de vos actions, sachez que Malatiré s’occupe d’effectuer une présélection des candidats parmi sa base importante d’acquéreurs après des vérifications d’usages (identité, diplômes, apport, compétences…). Nous ne vous présenterons que les candidats qui correspondent à vos demandes.
La négociation
Une fois un candidat repreneur sélectionné, les négociations commencent. Avoir une valorisation bien étayée et documentée vous permet, en général et sauf surprise lors de l’audit, de limiter considérablement les discussios sur le prix. D’autres points vont alors être négociés : la clause de non concurrence, la garantie d’actif et passif, le calendrier de cession, la répartition du résultat…
Bon à savoir
La transparence est de mise dans cette phase : il convient donc qu’acquéreur et vendeur expriment clairement leur besoin ou envie pour que tout potentiel malentendu ou point de discorde se dissipe rapidement !
La rédaction d’une lettre d’intention
Signer une lettre d’intention officialise la volonté du repreneur de se porter acquéreur de l’étude dans les conditions proposées. Par ailleurs, avec l’accord de confidentialité préalablement signé par tous nos acquéreurs, vous pouvez communiquer en toute sérénité des informations confidentielles.
En cas d’intégration d’un nouvel associé dans l’équipe, c’est également le bon moment pour organiser une rencontre.
Bon à savoir
L’identité des salarié(e)s notamment lors de la transmission des bulletins de salaires à l’acquéreur doit rester le plus longtemps possible confidentielle.
La conclusion du traité de cession
Une fois que le cédant et le repreneur ont trouvé un accord, les parties peuvent le formaliser en signant un traité de cession (par acte sous seing privé ou par acte authentique) contenant toutes les mentions obligatoires prévues :
- l’identité du cédant, du cessionnaire et de la société ;
- le nombre de parts sociales ou d’actions cédées ;
- le prix unitaire des parts et le prix total ;
- les modalités de paiement du prix ;
- l’agrément des associés (qui peut intervenir après mais devra dans ce cas là faire l’objet d’une condition suspensive.
Quelles sont les démarches à effectuer lors d’une cession de titres d’un office notarial ?
Une procédure stricte est à respecter lors de la cession de parts sociales ou d’actions d’une étude notariale. Celle-ci dépend de la qualité du repreneur : un tiers, un associé ou la société.
La cession des parts sociales ou d’actions à un tiers
Lorsque vous cédez la totalité ou une partie de vos actions ou parts sociales à un tiers de la société, la cession est réalisée sous la condition suspensive de l’agrément du garde des sceaux et de l’éventuelle approbation du retrait du cédant par ce dernier.
De plus, la cession requiert le consentement de la société et des associés qui devront également donner leur agrément.
La procédure d’agrément peut être légèrement différente selon la forme juridique de l’office. Dans tous les cas, elle nécessite de notifier le projet de cession à la société et aux associés. Une assemblée générale est alors organisée pour voter l’agrément de cession de parts sociales ou des actions.
Bon à savoir
En l’absence de réponse dans le délai mentionné dans les statuts, l’agrément des associés est considéré comme acquis.
Si les associés refusent l’agrément, ils devront acquérir eux-mêmes ou faire acquérir lesdites parts sociales ou actions par la société ou un autre tiers. En général, la société dispose d’un délai de six mois à compter de la notification de son refus pour présenter un projet d’achat des parts.
À noter
Ce délai peut être prorogé par le ministre de la Justice à la demande de tous les associés.
Nous vous recommandons de bien relire vos statuts car ces délais peuvent varier.
À défaut d’accord sur le prix de cession, il est généralement fixé par un expert désigné selon l’article 1843-4 du Code civil.
Dans un même temps, le cessionnaire a l’obligation d’adresser, au garde des sceaux, une requête tendant à sa nomination en qualité de notaire associé exerçant au sein de la société. Celle-ci est à transmettre par téléprocédure sur le site du ministère de la Justice (site “OPM” des officiers publics ministériels) avec l’acte de cession et les pièces justificatives (le consentement donné par la société, les éléments permettant d’apprécier les possibilités financières du repreneur en cas d’emprunt…).
Toute modification de la répartition ou du nombre des titres détenus par les associés doit être portée à la connaissance du garde des sceaux dans un délai de 30 jours (via la téléprocédure). Le garde des sceaux peut faire opposition à la cession dans un délai de deux mois. Ces éléments ont parfois été modifié par le décret du 29 décembre 2022, nous vous invitons donc à lire l’article que nous avons spécifiquement sur ce sujet.
Dans les 20 jours suivant la demande, le bureau du Conseil supérieur du notariat communiquera au ministre de la Justice, toutes les informations dont il dispose permettant d’apprécier les capacités professionnelles et d’honorabilité du repreneur.
Une fois les différentes démarches effectuées, les statuts de la société devront être modifiés. De plus, le changement devra être enregistré auprès du service des impôts des entreprises dans un délai d’un mois à compter de la signature de l’acte de cession. Il faudra également enregistrer l’acte de cession auprès du greffe du tribunal.
La cession des parts sociales ou des actions à un associé
La cession à un associé (ou à un conjoint, ascendant ou descendant) ou à la société ne requiert pas de suivre la procédure d’agrément.
Attention : les statuts peuvent tout de même prévoir l’exigence d’un agrément.
La cession doit faire l’objet d’une déclaration, deux mois au moins avant la réalisation de la cession, au garde des sceaux et au bureau du Conseil supérieur du notariat. Il est notamment procédé à cette déclaration lorsque le cédant demeure dans la société avec des parts d’intérêts ou s’il a atteint la limite d’âge.
L’envoi de l’acte de cession (et des justificatifs comme la délibération de l’assemblée des associés ayant décidé de la réduction du capital en cas de rachat des parts sociales ou des actions par la société) est également adressé au garde des sceaux sur le site internet du ministère de la Justice et au bureau du Conseil supérieur du notariat.
Le garde des sceaux peut faire opposition à la cession dans un délai de deux mois à compter de la déclaration.
En l’absence d’opposition et dans les 30 jours suivant la réalisation de la cession, le cessionnaire en informera le bureau du Conseil supérieur du notariat.
À noter
Toutes les démarches liées aux modifications statutaires et à l’enregistrement de la cession seront également à réaliser. En cas de cession à la société, la société devra réaliser une réduction du capital social.
La procédure de retrait de l’associé
Lorsque vous souhaitez quitter l’étude notariale, vous devez déclarer ou demander votre retrait à la société. Il est alors nécessaire de lui notifier votre demande par lettre recommandée avec accusé de réception.
La société dispose alors d’un délai de 12 mois à compter de la notification pour remplir son obligation de retrait, sous condition suspensive de l’acceptation du retrait par arrêté du garde des sceaux.
Le cas du retrait sec
Depuis le 1er janvier 2021, la procédure est simplifiée pour les retraits secs, c’est-à-dire les cessions sans nomination concomitante d’un nouvel associé en remplacement de l’associé se retirant. Il s’agit des cessions à la société, aux autres associés ou à l’un ou plusieurs d’entre eux avec départ du cédant.
La cession doit faire l’objet d’une déclaration par téléprocédure sur le site internet du ministère de la Justice. Le garde des sceaux dispose d’un pouvoir d’opposition dans les deux mois suivant le dépôt du dossier complet.
La déclaration est aussi à envoyer au Bureau de gestion des carrières des notaires (declaration.csn@notaires.fr).
En l’absence d’opposition, le retrait prendra effet à l’expiration du délai de deux mois.
À noter
Il n’y a pas de délai d’opposition lorsque le cédant a atteint la limite d’âge ou s’il détient toujours des parts d’intérêts.
Les parts d’intérêts sont les parts transmises lors d’un apport en industrie. Elles sont incessibles et doivent être annulées. La société annule les parts dans un délai de six mois à compter de l’envoi de la demande par lettre recommandée avec accusé de réception, sous condition suspensive de l’acceptation du retrait par arrêté du garde des sceaux.
Après le délai d’opposition, l’acte de cession devra être envoyé dans les 30 jours sur le site OPM et sur celui du Bureau de gestion des carrières des notaires (declaration.csn@notaires.fr).
Comme vous pouvez le voir, la procédure de cession des parts sociales ou d’actions d’une étude notariale n’est pas simple. Les équipes de Malatiré se tiennent à vos côtés pour vous assister tout au long de la cession / acquisition.
