La cession d’un office notarial, tout comme la cession d’un bien immobilier ou d’une entreprise, passe par plusieurs étapes clés garantissant votre sécurité juridique et la validité de la transaction.
C’est une étape importante dans la vie d’une étude et dans la vie d’un notaire. Cette cession ne se fait pas du jour au lendemain, mais se prépare pendant de longs mois avant d’aboutir à la signature de l’acte de cession.
Dans cet article, nous verrons les dix étapes à suivre : de la préparation du projet de vente à la signature du traité de cession. Certaines étapes sont primordiales afin de pouvoir vendre votre office notarial dans des conditions optimales.
1) Préparer la cession de l’office notarial
Lorsque l’idée de cession de l’office notarial germe dans votre esprit, vous devez vous poser les bonnes questions, notamment pourquoi vendez-vous ? Par exemple, de nombreux notaires cèdent leur office en raison d’un emplacement inadapté à leurs conditions de vie.
De plus, la cession de l’étude peut être une cession totale du fonds ou des parts ou seulement une cession partielle, c’est-à-dire une cession d’une partie des titres de l’étude. Dans ce dernier cas, l’acheteur ne sera pas un simple repreneur, mais votre futur associé.
Lorsque vous souhaitez vous associer, il peut alors être nécessaire de passer d’une structure individuelle à une forme sociétaire pour pouvoir faire entrer un associé dans l’étude.
À noter
Ne faites pas l’erreur de contacter directement un éventuel candidat sans avoir préparé au préalable la cession ! Cette vente précipitée ne vous permettra pas d’avoir des conditions avantageuses.
Par ailleurs, prenez en compte tous les aspects de la vente avant de vous lancer : les impacts sur votre vie, mais également pour l’étude notariale, votre repreneur ou associé idéal, la fiscalité appliquée à la cession, etc.
2) Choisir un professionnel de la transmission d’offices notariaux
La cession d’un office notarial exige de nombreuses compétences (financières, administratives, juridiques, fiscales, etc.) et de respecter un processus strict. Or, recourir à des spécialistes de la transmission d’études notariales permet de maîtriser tous les aspects de la vente.
Bon à savoir
Opter pour un accompagnement par un cabinet spécialisé dans la cession d’offices notariaux vous évitera de mauvaises surprises. Voyez cela davantage comme un investissement nécessaire qui vous amènera des garanties !
En choisissant le cabinet Malatiré, vous faites le choix d’être accompagné et conseillé à chaque étape du projet.
Notre équipe prend toujours le temps de vous rencontrer en dehors de votre étude pour comprendre vos besoins et les caractéristiques de votre office (son fonctionnement, ses salariés, sa clientèle, etc.). La préparation de la vente devra prendre en considération la raison pour laquelle vous vendez. Par exemple, une cession ayant pour cause une mésentente entre associés est à anticiper avec soin pour éviter que le désaccord se répète. La rédaction d’un pacte d’associé est un des outils qui peut permettre, avec son ou ses futurs associés, de se poser les bonnes questions et éviter d’éventuels problèmes.
Ensuite, les experts du cabinet Malatiré pourront vous proposer une évaluation de votre étude qui permettra ensuite un chiffrage du coût fiscal et social de l’opération.
Enfin, le cabinet sera à vos côtés à chaque étape de la vente : choix du candidat repreneur, négociation, signature des actes, etc.
3) Comprendre le secteur du notariat
Le secteur du notariat évolue sans cesse. Par exemple, 50 à 60 % du chiffre d’affaires du notariat étaient réalisés grâce à l’immobilier. Toutefois, l’immobilier connaît une baisse du nombre et du montant des transactions depuis 2022. Or, la chute de l’immobilier a pu impacter certaines études notariales s’étant spécialisées fortement dans l’immobilier.
Par ailleurs, le secteur fait souvent l’objet de nouvelles réglementations comme la création des études « Macron ».
Il est donc essentiel de comprendre les tendances et les motivations des acquéreurs pour vous positionner sur le marché.
Cette étude vous permettra de mieux présenter votre office notarial aux futurs candidats repreneurs.
4) Procéder à la valorisation de l’office notarial
Nous recommandons très fortement de faire réaliser une évaluation de votre office notarial par un spécialiste du notariat en amont des travaux de cession. Cet valorisation comprend les informations chiffrées de l’activité de votre office notarial dont :
- le montant et la nature des émoluments ;
- l’évolution des produits sur les cinq dernières années ;
- les charges de l’étude ;
- le fonctionnement interne ;
- l’évolution des performances de l’étude notariale
- etc.
Cette analyse permet d’identifier les points faibles, les points forts, les menaces et les opportunités de votre étude notariale.
Il est essentiel de trouver un juste prix de vente qui valide d’une part le dur labeur du cédant pendant toutes ces années et d’autre part qui corresponde à une valeur de marché et donc un montant finançable par un organisme bancaire.
Bon à savoir
Nous mettons ici en garde contre les “soit-disant experts” qui acceptent des prix surélevés misant sur le fait que ce sont les acquéreurs qui feront “atterrir” le client-cédant sur la valeur de marché. Attention ici, mauvais temps !
Nous prônons chez Malatiré la transparence et l’honnêteté même si cela implique ponctuellement de dire ce que certains clients ne veulent pas entendre.
Le cabinet Malatiré vous remettra un rapport de valorisation (entre 25 et 40 pages), c’est-à-dire une évaluation détaillée et documentée de votre étude à partir de ses actifs tangibles et intangibles, sa clientèle, sa performance, ses activités, son secteur, son personnel, sa gouvernance etc.
La valeur d’une étude notariale est principalement calculée à partir de ses chiffres d’affaires et de ses résultats, mais tous les éléments de l’office viennent pondérer l’estimation obtenue. Faire appel à un expert permet d’obtenir une évaluation juste prenant en compte :
- le chiffre d’affaires réalisé ;
- la rentabilité de l’étude ;
- la localisation de l’étude ;
- la typologie des actes réalisés ;
- la taille de l’étude ;
- la récurrence de la clientèle ;
- le fonctionnement interne de l’étude ;
- l’éventuel accompagnement du cédant ;
- la qualité du personnel ;
- etc.
5) Sélectionner les candidats repreneurs
Évitez d’envoyer vos informations à toutes les personnes intéressées par votre office notarial. Sélectionnez seulement ceux qui répondent à vos critères.
Par exemple, le cabinet Malatiré se charge de trouver le candidat idéal. Nos experts s’assurent de la capacité financière et de leur capacité à s’adapter à l’étude de chaque candidat. Aussi, en amont de toute discussion sur un dossier de cession un acquéreur aura systématiquement signé un mandat d’acquisition et une clause de confidentialité chez nous.
Chaque candidat a un profil et des aspirations différentes.
Le cabinet envoie ensuite une notice confidentielle de présentation de votre étude à une pré-sélection de base d’acquéreurs. Ensuite, nos équipes se chargeront de vous faire rencontrer les candidats qui répondent à vos demandes. Ainsi, vous pourrez faire un choix éclairé et avancer sereinement vers les étapes suivantes du processus de cession.
6) Signer un accord de confidentialité
Lorsque vous allez commencer les étapes de la cession de l’office notarial, il sera important de veiller à la confidentialité de l’opération.
Votre décision de vendre ne doit pas s’ébruiter, notamment pour que vos concurrents n’essaient pas d’en profiter pour récupérer votre clientèle ou vos salariés.
Il est donc préférable d’éviter les démarches classiques de vente d’un bien immobilier comme le fait de publier une annonce. En effet, le cabinet Malatiré vous conseille, de manière générale, de ne faire aucune publicité ni annonce. Le passage par un intermédiaire permet notamment de mettre un filtre de confidentialité entre les candidats repreneurs et votre étude notariale.
Par ailleurs, il faudra veiller à ce que les candidats repreneurs respectent cette confidentialité en ne divulguant aucune information sur la transaction. Il sera donc essentiel de leur faire signer un engagement de confidentialité. Ainsi, vous pourrez transmettre les informations relatives à votre étude sans risque.
Bon à savoir
Afin de réduire au maximum les risques de divulgation, le cabinet Malatiré anonymise vos informations. En effet, nous remplaçons vos données sensibles lors du partage des informations avec les intéressés.
7) Négocier les modalités de la cession de l’office notarial
Dès lors que vous aurez sélectionné un repreneur, vous entamerez la phase des négociations afin de déterminer les modalités de la vente. C’est à cette étape que la préparation effectuée en amont sera essentielle. Vous pourrez répondre aux points soulevés et aux négociations dans les meilleures conditions.
Le candidat repreneur essaiera généralement de négocier :
- le prix de vente ;
- les conditions de paiement ;
- les modalités de transmission des dossiers ;
- la clause de non-concurrence ;
- la garantie d’actif et de passif ;
- la répartition du résultat ;
- l’accompagnement.
Par ailleurs, il convient de garder en tête que l’art de la négociation est celui des compromis. Soyez flexible lors des négociations. Si vous refusez toutes les demandes du repreneur, vous risquez de passer à côté de la vente ! Si vous êtes inflexible sur un point, soyez davantage ouvert sur d’autres pour trouver un terrain d’entente !
À noter
Lorsque vous disposez d’un rapport d’évaluation conforme aux règles en vigueur concernant la valorisation d’offices notariaux vous réduisez considérablement vos chances d’avoir une négociation sur le prix et, si elle a lieu, qu’elle soit conséquente.
Nous serons là pour vous aider à faire le tri entre les demandes acceptables ou normées et celles qui ne le sont pas.
Afin d’instaurer un climat de confiance, ne cachez rien à l’éventuel repreneur, notamment les détails financiers et opérationnels. A l’inverse, la réciproque est vrai pour un acquéreur, tenez bien au courant votre cédant de vos avancées sur l’obtention du financement ou toute démarches (OPM ou autre) que vous devrez effectuer.
8) Signer une lettre d’intention d’achat
Au cours des négociations, pensez à faire signer une lettre d’intention d’achat au vendeur pour fixer les conditions proposées.
Cet avant-contrat fixe les conditions de la vente de manière détaillée. Il peut inclure des clauses suspensives, c’est-à-dire des conditions dont la réalisation est nécessaire pour que la vente soit définitivement conclue.
Une fois cette étape franchie, vous pourrez basculer dans la rédaction du traité de cession.
9) Réaliser les démarches de la cession de l’office notarial
Une fois totalement en accord avec le repreneur et les éventuelles conditions suspensives à insérer dans l’acte, il sera temps de rédiger puis signer un traité de cession avec les mentions obligatoires suivantes :
- l’identité du cédant, du cessionnaire et de l’étude ;
- le nombre de titres cédés (pour une cession de titres) ;
- le prix unitaire des titres et le prix total (pour une cession de titres) ;
- le montant de la cession pour la vente du fonds ;
- les modalités de paiement du prix ;
- l’agrément des associés (s’il a été obtenu) ou la condition suspensive d’agrément.
Mais la signature du traité de cession ne clôture pas la vente ! En effet, une procédure stricte sur le site OPM est ensuite à suivre selon la cession effectuée et la qualité du repreneur. Par exemple, il peut être nécessaire de réaliser les étapes suivantes :
- l’obtention de l’agrément de la société et des associés ;
- l’obtention du financement par l’acquéreur
- l’envoi d’une supplique demandant la nomination de cessionnaire en qualité de notaire associé sur le site « OPM » des officiers publics ministériels ; et demandant la démission du cédant ;
- la déclaration préalable de la cession au garde des sceaux et au bureau du Conseil supérieur du notariat ;
- l’envoi du traité de cession au ministre de la Justice et au bureau du Conseil supérieur du notariat ;
- la modification des statuts de l’office notarial ;
- l’enregistrement de l’acte de cession auprès du greffe du tribunal.
Dans le même temps, les opérations classiques de cession d’une entreprise seront à effectuer comme la notification de vente aux créanciers, la réalisation de la dernière déclaration de bénéfices, la publication de l’acte de vente ou encore la réalisation de toutes les formalités administratives et fiscales.
10) La transmission de l’office notarial
Suite à la parution au journal officiel (au terme de l’instruction OPM), l’acquéreur devient officiellement propriétaire des titres ou de l’office notarial. Il reprendra les dossiers clients et les responsabilités afférentes.
L’accompagnement du repreneur lors de cette période post-cession est primordial pour garantir la continuité des activités en minimisant les perturbations.
En effet, le repreneur appréciera une phase de transition. Il sera ainsi intégré plus facilement à l’équipe et par ailleurs, les clients de l’étude ne seront pas perdus. Vous pourrez leur présenter votre repreneur et votre présence lors de la transition les rassurera.
Le repreneur pourra prendre sereinement ses marques. Ainsi, les risques d’une mauvaise passation de pouvoir seront grandement diminués.
À l’inverse, si vous restez dans l’office, présentez votre nouvel associé à toute l’équipe et ne lui mettez pas la pression dès le début. Laissez-lui le temps de prendre ses marques et intégrer-le au mieux. Le climat de travail sera essentiel pour assurer la pérennité de la relation. De plus, ce ne sera pas un salarié, mais votre associé, donc faites le participer aux décisions importantes au plus tôt.
Le cabinet Malatiré vous épaulera dans les différentes étapes, allant de la recherche d’un acquéreur à la signature du traité de cession. Grâce à la présence des experts du cabinet Malatiré, la cession de l’office notarial se réalisera dans le respect des règles et dans des conditions optimales. Nos experts seront présents pour vous aiguiller tout au long que ce soit sur les aspects pratiques, juridiques ou fiscaux. Cette procédure garantira la sécurité juridique et la protection des droits des parties.
