Le décret 2022-1743 du 29 décembre 2022, publié au Journal officiel du 31 décembre 2022, relatif à la gestion de la profession des notaires simplifie les différentes étapes qui jalonnent la carrière des notaires et réduit ainsi les délais de traitement des dossiers.
Le décret a modifié plusieurs procédures internes, propres aux notaires :
- les modalités des procédures relatives à la transformation et à certaines substitution de sociétés notariales,
- les modalités des cessions des actions et parts sociales et à la constitution des sociétés de participations financières de notaires,
- les modalités des délivrances des autorisations de prolongation d’activité, des changements de qualité ou d’affectation pour l’exercice de notaire ;
- la tenue d’un annuaire global par l’instance professionnelle nationale ;
- les modalités de la prestation de serment ;
- les modalités de la prévention des conflits au sein des instances professionnelles.
Les mesures concernant les prestations de serment sont entrées en vigueur depuis le 1er janvier 2023 et les autres dispositions, depuis le 1er mars 2023.
Une prestation de serment qu’en cas de première nomination
Comme les autres professions du droit, les notaires prêtent serment avant d’entrer en fonction. La prestation de serment est un acte solennel par lequel le notaire, officier public et ministériel, s’engage dans la profession.
« Je jure de loyalement remplir mes fonctions avec exactitude et probité et d’observer en tout les devoirs qu’elles m’imposent ».
La prestation de serment est également l’occasion pour le procureur de la République de rappeler les exigences déontologiques inhérentes à la fonction de notaire et les sanctions éventuelles en cas de manquement aux obligations.
Elle s’accompagne du dépôt au greffe d’un exemplaire du sceau, de la signature et du paraphe du notaire.
C’est à compter de la prestation de serment que les notaires peuvent exercer, de manière exclusive, leurs fonctions.
La prestation de serment a déjà été concernée par la loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques du 6 août 2015. Cette loi était la première étape de la simplification de l’accès à la profession de notaire.
À noter
C’est cette loi qui a créé les « zones de libre installation » pour les notaires dans des territoires où la demande d’un service notarial était forte.
Pendant le mois suivant la publication au Journal officiel de leur arrêté de nomination, les notaires prêtaient serment devant le tribunal judiciaire.
Depuis l’entrée en vigueur du décret, la prestation de serment n’est requise qu’en cas de première nomination. Cette mesure s’applique aux demandes de prestations de serment déposées depuis le 1er janvier 2023.
Par ailleurs, la prestation de serment se fait désormais devant le cour d’appel.
En pratique, vous n’avez plus à prêter serment de manière systématique en cas de changement d’office ou de modification de la société titulaire de l’office.
Les nouvelles démarches à réaliser en cas de changement d’office
En cas de changement de lieu, de la qualité ou de la structure d’exercice (par exemple si vous changez votre lieu d’exercice, d’office ou si vous devenez associé d’un office dans lequel vous étiez salarié par exemple), vous devez juste en informer le procureur général près la cour d’appel et le conseil régional ou interrégional des notaires dans les ressorts desquels se situe l’office au sein duquel vous exercez vos nouvelles fonctions. Vous disposez d’un délai d’un mois suivant la date de début de l’exercice de vos nouvelles fonctions pour les informer. Il n’y a plus de prestation de serment.
Par ailleurs, en tant qu’associé, vous pouvez exercer vos fonctions dans un autre office de la même société, sans nouvelle nomination, en adressant une déclaration, sur le site internet du ministère de la Justice, au garde des sceaux, dans un délai de 10 jours. Cette déclaration s’accompagne de la copie de statuts et de toute pièce permettant d’établir votre accord, celui de la société et celui des autres associés.
En l’absence de décision expresse d’opposition (ou de non-opposition) du ministre de la Justice avant l’expiration d’un délai de deux mois, la déclaration est réputée avoir fait l’objet d’une décision de non-opposition. Vous pouvez ainsi exercer vos nouvelles fonctions dès la fin de ce délai.
À noter
Le délai court à compter de la réception de la déclaration et des justificatifs.
Le ministre de la Justice peut demander au bureau du Conseil supérieur du notariat (CSN) toute information lui permettant d’apprécier vos capacités professionnelles et votre honorabilité.
Bon à savoir
Il s’agit de la même procédure pour les nominations des notaires salariés. La déclaration doit alors être accompagnée du contrat de travail. Une copie de la déclaration doit être adressée à la chambre des notaires dans le ressort de laquelle se situe l’office au sein duquel le notaire souhaite exercer. Le délai d’opposition est porté à un mois dans ce cas.
Par ailleurs, si vous souhaitez devenir titulaire de l’office notarial dans lequel vous êtes employé ou devenir associé de la personne morale titulaire de cet office, vous devez adresser au ministre de la Justice, une déclaration, par téléprocédure, avec la copie des statuts et tout document permettant d’établir votre accord (comme le traité de cession), celui de la société et celui des autres associés.
Un partage de compétences entre la Chancellerie et le Conseil supérieur du notariat
Avec l’ordonnance, les demandes adressées à la Chancellerie passent d’un régime d’instruction à un régime déclaratif afin de raccourcir les délais. En effet, passé un certain délai (généralement deux mois), la déclaration sera réputée avoir fait l’objet d’une déclaration de non-opposition. Les déclarations sont à transmettre par téléprocédure via le service OPM de la Chancellerie.
Ces dispositions sont entrées en vigueur depuis le 1er mars 2023. Toutefois, les opérations soumises au régime déclaratif auprès du bureau du Conseil supérieur du notariat entreront en vigueur à compter du 1er mars 2024 (par exemple les transformations de société et les cessions entre associés sans départ).
Le nouveau régime déclaratif
Les cessions de parts avec retrait d’un associé, sans remplacement, font maintenant l’objet d’un agrément tacite ou d’un régime déclaratif auprès du ministre de la Justice. Ils font ensuite l’objet d’une publication sur le site de la Chancellerie.
Quant aux cessions de parts entre associés, elles sont soumises à un régime déclaratif auprès du bureau du Conseil supérieur du notariat et font l’objet d’une publication sur le site internet du Conseil.
En pratique, en tant qu’associé exerçant, si vous vendez des titres à un associé, sans arrivée d’un nouvel associé ou départ d’un associé exerçant, vous devez déclarer la cession dans les 30 jours au ministre de la Justice et au bureau du Conseil supérieur du notariat. La déclaration est à effectuer sur le site du ministère de la Justice. Si la modification méconnaît les dispositions législatives ou réglementaires applicables, le bureau du Conseil supérieur du notariat a deux mois pour s’y opposer à compter de la réception de la déclaration. En l’absence d’opposition dans le délai, la cession prendra effet.
Après le 1er mars 2024, la déclaration sera à faire par téléprocédure auprès du bureau du Conseil supérieur du notariat.
De plus, toute augmentation du capital social ou cessions de parts conduisant à l’entrée dans l’étude notariale d’un nouvel associé, non titulaire d’un office, mais sans exercice du droit de présentation ou d’une première nomination doit faire l’objet d’une déclaration au ministre de la Justice dans un délai de 30 jours. Elle est à effectuer par téléprocédure sur le site du ministère de la Justice par la société ou un associé. La déclaration doit contenir des documents permettant d’établir l’accord de la société et des autres associés et le l’acte de cession. En l’absence de décision d’opposition du ministre de la Justice dans un délai de quatre mois (deux mois lors d’une cession de parts), l’augmentation du capital social ou la cession prendra effet à l’expiration du délai.
Les déclarations à effectuer lors des constitutions et transformations d’études notariales
Lorsque vous constituez une société par dissolution d’une autre société, sa création doit faire l’objet d’une déclaration au ministre de la Justice, par téléprocédure, sur le site internet du ministère de la justice. Cette déclaration doit être effectuée par la société ou par un associé. Elle s’accompagne de la copie des statuts et des justificatifs établissant l’accord de la société et/ou des associés. En l’absence de décision d’opposition ou de non-opposition du garde des sceaux dans les deux mois de la réception de la déclaration, la constitution de la société prendra effet à la date d’expiration de ce délai.
Quant à la transformation d’une société d’exercice libéral, titulaire d’un office en une société d’une autre forme qu’une société civile professionnelle (SCP), elle est soumise à la procédure de déclaration préalable auprès du bureau du Conseil supérieur du notariat assortie d’un pouvoir d’opposition de celui-ci.
Par ailleurs, la constitution d’une SCP ou d’une société d’exercice libéral par transformation d’une société constituée sous une autre forme et titulaire d’un office (par exemple une SARL transformée en SELARL), fait également l’objet d’une déclaration préalable, dans un délai de 30 jours, au bureau du Conseil supérieur du notariat. Vous devez effectuer cette déclaration par téléprocédure. Le bureau du Conseil supérieur du notariat peut s’y opposer dans un délai de deux mois à compter de la réception de la déclaration si la constitution de la société méconnaît les dispositions législatives et réglementaires.
L’exception au régime déclaratif : la cession de parts à un tiers primo-accédant
Les cessions de parts sociales à un tiers, primo-accédant, devenant un associé exerçant, sont toujours soumises à un agrément du ministre de la Justice. Ces cessions font toujours l’objet d’un arrêté au Journal officiel.
En pratique, si vous vendez vos parts à un tiers, primo-accédant, la cession devra faire l’objet d’une déclaration au ministre de la Justice sur le site internet du ministère de la Justice, soit par la société soit par un associé. Le nouvel associé devra adresser également sa demande de nomination dans l’office. Le projet devra être approuvé par arrêté du ministre de la Justice.
Bon à savoir
Si le nouvel associé n’entend pas exercer la profession de notaire dans votre étude, la cession ne fait l’objet que d’une déclaration au ministre de la Justice.
La tenue des listes et de l’annuaire national à la charge du Conseil supérieur du notariat
Le bureau du Conseil supérieur du notariat est chargé de dresser et de tenir à jour un annuaire national comprenant :
- la liste des notaires, personnes physiques, salariés, associés ou titulaires d’un office avec l’indication de leur parcours professionnel ;
- la liste des structures d’exercice, titulaires ou non d’un ou plusieurs offices, avec la mention des notaires qui y exercent et, le cas échéant, des bureaux annexes qui y sont rattachés.
Il en assure également la publicité sur son site internet.
C’est également le cas pour :
- la liste des notaires exerçant au sein des structures dont la forme sociale a fait l’objet d’une transformation sans dissolution ;
- la liste des associés en exercice en cas de cession, sans le retrait du cédant, des parts ou actions sociales par un associé à la société, aux autres associés ou à l’un ou plusieurs d’entre eux.
De plus, le Conseil supérieur du notariat établit chaque année un rapport relatif aux obligations déclaratives des notaires et la liste des sociétés de participations financières de profession libérale de notaires.
Bon à savoir
Si vous avez une société de participations financières de professions libérales de notaires, elle doit faire connaître au bureau du Conseil supérieur du notariat, tout changement de situation dans un délai de 30 jours à compter de sa survenance.
En conclusion, depuis l’entrée en vigueur de l’ordonnance, la prestation de serment n’a lieu qu’à la première nomination et la plupart des transformation d’études notariales et des cessions de parts sociales ne sont soumises qu’à une déclaration préalable auprès de la Chancellerie ou du bureau du Conseil supérieur du notariat.
Pour obtenir plus d’informations, contactez les équipes de Malatiré.
